Como a nova regra de proteção de dados pode afetar as viagens.

Como a nova regra de proteção de dados pode afetar as viagens.

A GDPR (General Data Protection Regulation) – nova regulamentação de proteção de dados – afetará vários setores e o de viagens corporativas é um deles. Os gestores de viagens precisarão saber como gerenciar os perfis de cada viajante, visando a segurança dele e de suas informações na base de dados da empresa.

Nome, sobrenome, número de passaporte e cadastro de passageiro frequente são normalmente os dados básicos a serem informados. Mas outros, como histórico médico e contato de emergência, também são importantes. Veja abaixo outras considerações a serem levadas em conta, levantadas pelo site Buying Business Travel.

1. Informações em reservas de automóveis
Colocar o endereço residencial do viajante na ferramenta de aluguel de carros é interessante, pois, assim, ele clica em um botão para ser buscado em casa e levado ao aeroporto, em vez de colocar as informações todas as vezes que for utilizar.

Neste caso, a GDPR estará protegendo as informações do funcionário, já que uma página perguntará se ele aceita que seus dados sejam gravados para este propósito.

2. Dispositivo móvel pessoal
Caso o colaborador leve seu celular, ele precisa informar seu número particular. Caso o viajante recuse este pedido, será documentado e, se houver um incidente, estará registrado porque não foi possível fazer contato por telefone.

A maioria das pessoas tem prazer em fornecer seu número de celular pessoal para o uso em viagens, mas não o querem necessariamente no sistema da empresa, podendo ser contatado dentro e fora do horário de expediente.

3. Atualização de perfis
É importante que viajantes e gestores atualizem seus perfis e executem verificações regulares para excluir detalhes de desistências. Isso pode ser feito por meio do envio de lembretes regulares, pedindo às pessoas que mantenham o perfil atualizado e façam uma varredura mensal para ver se há algum número de celular inválido, por exemplo.

São muitas as razões pelas quais isso é importante, entre elas o rastreamento dos viajantes, o dever de assistência e a capacidade de fornecer suporte em caso de qualquer interrupção na viagem. Além disso, após um incidente, é sempre bom enviar um e-mail para lembrar os passageiros da importância de conseguir localizá-los durante um incidente futuro.

4. Atuação conjunta
Com o GDPR, as empresas precisam obter um novo consentimento para usar dados pessoais, que deverão ser coletados de acordo com os requisitos da nova norma. É importante que as empresas analisem sua política em relação aos fornecedores – e não apenas de uma perspectiva de viagem.

As equipes devem trabalhar juntas: o departamento jurídico deve atuar próximo ao Programa de Proteção de Dados de Grupo para garantir que os bancos cumpram as normas. Também é preciso que as empresas trabalhem junto aos fornecedores para garantindo que eles também estejam em conformidade.

5. Atualização de ferramentas

É essencial investir em novas ferramentas de reserva on-line para que as pessoas reconstruam seus perfis, com o objetivo de garantir mensagens GDPR corretas, número de celular atualizado etc. É um bom exercício ter que atualizar tudo e, por mais que seja trabalhoso para alguns viajantes, é por uma boa razão.

O uso da nova ferramenta também é mais fácil. Os detalhes serão baixados por meio do departamento de RH e detalhes adicionais podem ser adicionados, caso necessário.

 

Fonte: Buying Business Travel

Conteúdo original: https://bit.ly/2H63ah0

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