Como criar uma política de viagens condizente com seu negócio?

Como criar uma política de viagens condizente com seu negócio?

Uma política de viagens deve ser, antes de um documento formulado e enviado aos viajantes, um plano estratégico condizente com o perfil, a cultura e os interesses da empresa e de seus colaboradores.

Mas diante de tantas soluções locais e globais, como saber qual a melhor forma de criar uma política de viagens sem deixar de lado detalhes que podem fazer toda a diferença no orçamento do final do mês?

Confira a seguir algumas dicas para contornar os principais desafios:

1- Ouça seus colaboradores

Antes de buscar cases de sucesso de outras empresas para se inspirar, que tal olhar para dentro de sua empresa e perguntar a seus colaboradores o que funciona ou não em uma política de viagens? Afinal, são eles que estão vivenciando o dia a dia desse processo.

Por meio desse feedback (que deverá envolver também os setores de recursos humanos, logística, financeiro e diretoria) será possível conhecer as demandas e limitações de cada setor da empresa e viajante, abrindo os olhos para situações que antes não tinham sido notadas.

Levar em conta a opinião de várias áreas do negócio tornará a política de viagens mais abrangente, o que é bastante positivo.

2- Leve em conta a cultura da empresa 

É imprescindível que a política esteja adequada à cultura da empresa, levando em conta o modo de pensar e negociar dos fundadores e executivos que nela trabalham. Observe o dia a dia da corporação e como ela funciona, adequando a política às suas limitações financeiras, regionais e de pessoal. Quanto mais informações forem incluídas na política, mais transparente e clara ela será para os viajantes, tornando-os mais produtivos e engajados, além de economizar gastos.

3- Pense na flexibilidade da política

Se incluir o bleisure na sua política de viagens não combina com as diretrizes de sua empresa, é bom ficar atendo às novas tendências, já que elas podem trazer economias. Muitos viajantes preferem estender sua estada desfrutando de uns dias de lazer após o trabalho, e permitir isso a eles pode ser um fator de retenção desses funcionários na empresa. Sem contar as economias compartilhadas, como Uber e Cabify, que ganham cada vez mais espaço nas viagens corporativas e devem ser consideradas por contribuírem com a redução de gastos.

4- Faça relatórios mensais sobre o desempenho da política 

Nada melhor para medir o desempenho de sua política do que relatórios mensais (ou com outra frequência que considerar adequada) sobre o quanto elas estão contribuindo para a evolução dos negócios da empresa e a satisfação dos viajantes. Esse será o termômetro que indicará onde é preciso mexer e o que está adequado – quanto mais dados a TMC enviar para o cliente, mais tem condições de compartilhar as melhores práticas com seu viajante.

O primeiro passo para medir a eficácia da política é estabelecer metas, seja para reduzir o gasto total, o custo médio da viagem ou aumentar a satisfação dos funcionários. Em seguida, analise os principais indicadores de desempenho (KPIs), como o gasto sob contrato, a conformidade com a tarifa aérea mais baixa ou o uso de ferramentas de reserva aprovadas. Para facilitar estes processos, é possível contar com a ajuda de uma TMC especializada, que poderá disponibilizar as ferramentas e tecnologias certas para isso.

5- Treine funcionários e viajantes 

Para que a política funcione da forma correta, é bom explicar aos seus funcionários antes de tudo como ela funciona e o que é permitido. Treinamentos voltados aos viajantes, que falem sobre os costumes e cultura do local a ser visitado, também podem ajudá-los a viajarem mais preparados e tranquilos. Lembre-se, porém, de que treinamentos muito maçantes não prendem a atenção dos funcionários, e que alternativas como incentivos ou pontuações por conformidade à política podem aumentar o engajamento do viajante, além de estimular uma competitividade saudável entre eles, tornando-os mais produtivos.

6- Crie um fórum interno de discussão

Outra ideia para direcionar o andamento de sua política de viagens de acordo com os princípios da empresa é criar um fórum interno no estilo “Tripadivisor”, por meio do qual viajantes e gestores avaliem a qualidade dos fornecedores utilizados e também as ferramentas tecnológicas utilizadas para reservas e reembolsos.

 

Fonte: Panrotas

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