Quatro dicas para reduzir o custo de viagens corporativas.

Quatro dicas para reduzir o custo de viagens corporativas.

Para aumentar sua base de clientes, participar de reuniões, treinamentos, congressos, feiras e uma infinidade de outras atividades, as empresas precisam manter seus colaboradores em constante movimentação, investindo em viagens.

Viajar é parte do mundo corporativo, mas como reduzir os custos em uma área de tanta importância para as corporações?

Nossa resposta a esta pergunta é sintetizada em quatro ações:

1 – Contratar uma boa TCM (Travel Management Company) ou Agência de Viagens Corporativa, que proporcione economia oferecendo assessoria nos acordos corporativos entre a empresa cliente e os seus fornecedores e comprometida com o controle de gastos dos seus clientes.  Que tenha uma relação estreita e bons acordos comerciais com os players do mercado, atendimento 24/7, processos de qualidade, pleno conhecimento de sistemas dos fornecedores, aéreos e terrestres, e alinhada as inovações e produtos disponíveis no seu segmento.

Independente do tamanho, as empresas optam por uma TMC para auxilia-las na gestão das viagens dos seus colaboradores. Por serem especialistas, as TMC’s  oferecem condições comerciais mais atrativas, apresentam produtos e soluções que melhor atendem as necessidades da empresa cliente e do viajante e sugerem alternativas de voos e hospedagem que geram maior economia.

Questões complexas ou emergenciais dos viajantes, muitas vezes fora do horário comercial, são resolvidas pelos especialistas em viagens corporativas de forma rápida e eficiente, proporcionando economia e segurança.

Adequar o perfil da empresa ao atendimento desejado é importante na contratação.  Agências médias ou pequenas podem oferecer serviços mais apropriados às necessidades da empresa. O ideal é adequar a importância que a empresa tem como parceira, isto é, a valorização dada pela agência ao seu cliente.

2 – Possuir um sistema de gestão de viagens corporativas. Não somente um sistema de self booking, sistema de reservas online, mas uma ferramenta que agregue todos os processos que envolvem a preparação de uma viagem corporativa, que influencie na economia dos recursos financeiros da empresa, que possibilite os colaboradores realizarem suas próprias solicitações de viagens (self booking), que seja alinhado com a política de viagens para que as regras estabelecidas pela empresa sejam respeitadas, que esteja integrado com todos os sistemas de companhias aéreas, consolidadores do  mercado de turismo, locadoras de automóveis e seguros de viagens. Um sistema que disponibilize fluxo de aprovação de viagens e que possua programas  de emissão automática após a autorização. Reservas com tarifas mais baixas podem ser perdidas pelo tempo entre a autorização e a emissão, portanto é importante que haja no sistema programas que emitam imediatamente após a autorização.

Um bom sistema de gestão de viagens corporativas, OBT (Online Booking Tool), oferece em um só lugar todas as soluções das demandas dos seus usuários, não sendo necessário acessar diferentes sites para se concluir o planejamento da viagem. Ao reunir tudo que o viajante necessita, é possível fazer uma comparação mais apurada de todas as opções disponíveis, gerando economia.

Além de agilizar todo o processo de solicitação aumentado assim a produtividade, o sistema facilita e dá autonomia na gestão das viagens dos diferentes setores da empresa.

Agências de viagens corporativas oferecem sistemas com diferentes funcionalidades, mas lembre-se de optar por aqueles com as características acima.

Para a utilização correta do sistema, exija da agência treinamento e suporte aos colaboradores da sua empresa envolvidos com viagens.

3 – Definir e implantar com eficiência uma política de viagens que tenha, entre outras regras, antecedência mínima para a compra de passagens. As companhias aéreas administram suas  tarifas com sistemas que avaliam a disponibilidade dos assentos nos voos, quanto menor a disponibilidade maior o valor da tarifa. Compras com maior antecedência são, na grande maioria, mais econômicas, pois há mais lugares disponíveis.

A política de viagens deve priorizar também, sempre que possível, a compra da tarifa de menor valor e a de fornecedores com os quais a empresa tenha acordos corporativos. Casos como viagens emergenciais ou acompanhando um cliente devem ser avaliados pelo aprovador ou autorizador, que autorizará ou não.

Definir a utilização das diferentes categorias de hotéis, modelos de automóveis para locação e classes de serviços em voos internacionais para os seus colaboradores, são de grande importância para se obter economia e devem fazer parte das regras da política de viagens.

4 – A utilização de cartões de crédito corporativos como meio de pagamento é mais uma opção para a redução de custos, por oferecerem seguros de viagem e bagagem e uma única fatura mensal com até 40 dias para que esta seja quitada. Em geral as TMC’s faturam aos seus clientes semanalmente, com prazo de uma semana para o pagamento, acompanhando  o faturamento praticado pelas companhias aéreas. Ter uma única fatura mensal com prazo de até 40 dias para pagamento é um ganho significativo.

Os cartões de crédito corporativos também disponibilizam serviços de assistência emergencial com atendimento médico, odontológico, perda de bagagem, entre outros. Dependendo do modelo do cartão não há cobrança de anuidade, sendo este inteiramente gratuito.

 

Para maiores informações sobre as nossas dicas, não hesite em nos contatar.

(21)3479-7979

cpturismo@cpturismo.com.br

 

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